Privacybeleid

We verwerken zo weinig gegevens als nodig is om de dienst te leveren. Kort samengevat: we bewaren je account, de gegevens van je onderneming en de cijfers die je invult. Je CSV-bestanden verlaten je browser niet. We verkopen niets en we volgen je niet.

1. Wie verantwoordelijk is

Verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens is [naam invullen], [adres invullen], ondernemingsnummer [ondernemingsnummer invullen]. Voor elke vraag over je gegevens kan je terecht op [e-mailadres invullen].

Voor de gegevens die je zelf in je boeken zet, ben jij de verantwoordelijke en verwerken wij ze in jouw opdracht. Dat staat verder uitgelegd onder ‘Verwerking in jouw opdracht’.

2. Welke gegevens we verwerken, waarom en hoelang

Je CSV-bestanden bewaren we niet. De export van Payconiq wordt in je eigen browser gelezen. Het bestand zelf, en de afzonderlijke betalingen erin, worden niet naar ons verstuurd. Alleen het totaal per dag wordt bewaard.

De gegevens die we voor je account vragen, hebben we nodig om de dienst te leveren en te factureren. Zonder die gegevens kunnen we je geen toegang geven.

3. Wat we niet doen

• We verkopen of verhuren je gegevens niet.
• We gebruiken je gegevens niet voor reclame en bouwen geen profielen op.
• We nemen geen beslissingen over jou op basis van louter geautomatiseerde verwerking.
• We plaatsen geen trackers en gebruiken geen statistiekdienst. Meer daarover op de pagina Cookies.
• We sturen alleen e-mails die nodig zijn voor de dienst: de bevestiging van je e-mailadres, een link voor een nieuw wachtwoord, je factuur en mededelingen over de dienst of de voorwaarden.

4. Met wie we gegevens delen

We werken met leveranciers die gegevens in onze opdracht verwerken. Met elk van hen gelden afspraken die je gegevens beschermen.

• Supabase: de databank en de aanmelding. De databank staat in [regio van de databank invullen].
• Vercel: de hosting van de website en de app.
• Resend: het versturen van de e-mails voor je account, en van het bericht dat ons over je aanvraag inlicht.
• Onze boekhouder en facturatiesoftware: alleen de gegevens die op je factuur staan.

Stuur je ons een bericht via WhatsApp, dan verwerkt ook WhatsApp (Meta) je gegevens, volgens zijn eigen voorwaarden en privacybeleid. Je kiest zelf of je dat kanaal gebruikt.

Daarnaast geven we gegevens alleen door als de wet ons daartoe verplicht, bijvoorbeeld aan de fiscus of het gerecht.

5. Doorgifte buiten Europa

Supabase, Vercel, Resend en Meta zijn Amerikaanse bedrijven of hebben er een moederbedrijf. Daardoor kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte terechtkomen. Dat gebeurt alleen met de waarborgen die de AVG vraagt: een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (zoals het EU-U.S. Data Privacy Framework voor gecertificeerde bedrijven) of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Je kan bij ons een kopie van die waarborgen opvragen.

6. Hoe we je gegevens beveiligen

• Alle verkeer tussen je toestel en de dienst is versleuteld (https).
• De databank schermt elke rij af per account: je ziet alleen je eigen bedrijf en je eigen maanden.
• Je wachtwoord wordt alleen als versleutelde afdruk bewaard. Wij kunnen het niet lezen.
• Alleen onze beheerders kunnen de boeken van een klant openen, en ze doen dat alleen om je te helpen of een probleem op te lossen.
• Stellen we een inbreuk vast die een risico voor je inhoudt, dan melden we dat volgens de regels van de AVG aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en aan jou.

7. Je rechten

Je hebt het recht om:

• je gegevens in te kijken en er een kopie van te krijgen;
• onjuiste gegevens te laten verbeteren (je bedrijfsgegevens pas je ook zelf aan in de app);
• je gegevens te laten wissen, voor zover we ze niet wettelijk moeten bewaren;
• de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen een verwerking die op ons gerechtvaardigd belang steunt;
• je gegevens te krijgen in een gangbaar formaat, om ze over te dragen.

Stuur daarvoor een bericht naar [e-mailadres invullen]. We antwoorden binnen een maand. We kunnen je vragen te bewijzen wie je bent, zodat we geen gegevens aan de verkeerde persoon geven.

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, dan kan je klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be. We horen het graag eerst zelf, dan lossen we het sneller op.

8. Verwerking in jouw opdracht

In je boeken kan je persoonsgegevens van anderen zetten, bijvoorbeeld een naam in een omschrijving. Voor die gegevens ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij je verwerker in de zin van artikel 28 van de AVG. Daarvoor gelden deze afspraken, die deel uitmaken van de algemene voorwaarden:

• Voorwerp en duur. We bewaren en verwerken de gegevens in je boeken om de dienst te leveren, zolang de overeenkomst loopt en tot de bewaartermijn hierboven verstreken is.
• Soort gegevens en betrokkenen. Bedragen en omschrijvingen die je invult. Betrokkenen zijn de personen die je daarin vermeldt, zoals klanten of leveranciers. Zet geen gevoelige gegevens in je omschrijvingen.
• Instructies. We verwerken de gegevens alleen volgens jouw instructies. Die bestaan uit deze voorwaarden en uit wat je in de app doet.
• Vertrouwelijkheid en beveiliging. Wie bij ons toegang heeft, is tot geheimhouding verplicht. We nemen de maatregelen die hierboven onder beveiliging staan.
• Onderaannemers. Je stemt in met de leveranciers die onder ‘Met wie we gegevens delen’ staan. We leggen hun dezelfde verplichtingen op en laten je vooraf weten als er een bijkomt of wijzigt, zodat je bezwaar kan maken.
• Hulp. We helpen je, voor zover redelijk, om te antwoorden op verzoeken van betrokkenen en om je eigen verplichtingen onder de AVG na te komen.
• Inbreuken. Stellen we een inbreuk op deze gegevens vast, dan melden we je dat zonder onnodige vertraging, met wat we erover weten.
• Na het einde. We wissen de gegevens na de bewaartermijn, of eerder als je erom vraagt, en bezorgen je op verzoek eerst een kopie.
• Controle. We geven je op verzoek de informatie die nodig is om aan te tonen dat we deze afspraken naleven.

9. Wijzigingen

We passen dit beleid aan als de dienst of de wet verandert. De datum bovenaan toont de laatste versie. Verandert er iets dat voor jou van belang is, dan laten we je dat per e-mail weten.