Algemene voorwaarden

Dit zijn de afspraken tussen jou en ons voor het gebruik van Ontvangsten en dagboek. Kort samengevat: je betaalt € 5 per maand excl. btw op factuur, je kan op elk moment stoppen, je cijfers blijven van jou, en jij en je boekhouder blijven verantwoordelijk voor je boekhouding.

1. Wie we zijn en wanneer deze voorwaarden gelden

Ontvangsten en dagboek (hierna ‘de dienst’) wordt aangeboden door [naam invullen], [adres invullen], ondernemingsnummer [ondernemingsnummer invullen] (hierna ‘wij’). Onze volledige gegevens staan op de pagina Juridische informatie.

Deze voorwaarden gelden voor elke aanvraag, elke factuur en elk gebruik van de dienst. Door toegang aan te vragen of de dienst te gebruiken, ga je ermee akkoord. Eigen voorwaarden van de klant gelden niet, tenzij we ze schriftelijk aanvaard hebben.

De dienst is uitsluitend bedoeld voor ondernemingen en zelfstandigen (hierna ‘jij’ of ‘de klant’). Je bevestigt dat je de dienst gebruikt voor je beroepsactiviteit en niet als consument.

2. Wat de dienst doet

De dienst is een webapplicatie waarmee je:

• de CSV-export van Payconiq inleest, waarna de geslaagde betalingen per dag opgeteld worden;
• per dag je kasontvangsten, je uitgaven en een omschrijving invult;
• totalen, btw (per tarief: 0, 6, 12 en 21 %, volgens de verdeling die je zelf opgeeft) en het saldo van je kas laat uitrekenen;
• de bladen ‘Ontvangsten’ en ‘Dagboek’ downloadt als pdf of in de indeling van het groene voorgedrukte boek;
• je maanden bewaart, opnieuw opent en verbetert.

We mogen de dienst verbeteren en aanpassen. Verdwijnt er daardoor een belangrijke functie, dan laten we je dat vooraf weten.

3. Toegang aanvragen en begin van de overeenkomst

Zo komt de overeenkomst tot stand:

1. Je vult het formulier ‘Toegang aanvragen’ in met de gegevens van je onderneming en kiest een wachtwoord. Daarmee maak je een account aan dat nog niet actief is. We kunnen ook zelf een account voor je aanmaken als je ons daarom vraagt.
2. We sturen je een factuur per e-mail.
3. Na ontvangst van je betaling activeren we je account. Op dat moment begint de overeenkomst.

Je zorgt ervoor dat de gegevens die je opgeeft juist zijn en dat je bevoegd bent om voor je onderneming te handelen. We mogen een aanvraag weigeren. De overeenkomst wordt in het Nederlands gesloten. Je facturen en onze e-mails vormen het bewijs ervan.

4. Prijs en betaling

De dienst kost € 5 per maand, exclusief btw (€ 6,05 inclusief 21 % btw). Daarin zit alles: er zijn geen opstartkosten en geen kosten per maand die je bewaart.

We factureren vooraf, voor de periode die op de factuur staat. Je betaalt binnen 14 dagen na de factuurdatum, tenzij de factuur een andere termijn vermeldt. Ben je het niet eens met een factuur, laat het ons dan binnen 14 dagen na ontvangst weten, met de reden.

Betaal je te laat, dan zijn zonder ingebrekestelling de intrest en de schadevergoeding verschuldigd die de wet van 2 augustus 2002 over betalingsachterstand bij handelstransacties voorziet. Blijft een factuur na een herinnering onbetaald, dan mogen we je toegang opschorten tot ze betaald is. Je gegevens blijven in die tijd bewaard.

We mogen de prijs wijzigen. We laten je dat minstens 30 dagen vooraf per e-mail weten. Ben je het er niet mee eens, dan kan je voor de ingangsdatum opzeggen.

5. Je account en hoe je de dienst gebruikt

Je account is voor je eigen onderneming. Houd je wachtwoord geheim en kies er een dat je nergens anders gebruikt. Wat er met je account gebeurt, valt onder jouw verantwoordelijkheid. Vermoed je dat iemand anders toegang heeft, laat het ons dan meteen weten.

Je gebruikt de dienst niet om:

• de wet te overtreden of rechten van anderen te schenden;
• de dienst te verstoren, te overbelasten, te omzeilen of te proberen binnen te dringen in gegevens van anderen;
• de dienst door te verkopen of er een eigen dienst voor derden mee aan te bieden zonder onze toestemming.

Je staat ervoor in dat je de bestanden die je inleest en de gegevens die je invult, mag gebruiken.

6. Je gegevens

De cijfers en teksten die je invoert, blijven van jou. We gebruiken ze alleen om de dienst te leveren, om je te helpen als je ons iets vraagt en om problemen op te lossen. Een beheerder van ons kan daarvoor je boeken openen.

De CSV-bestanden die je kiest, worden in je eigen browser gelezen. Ze worden niet naar ons verstuurd en niet bewaard: we bewaren alleen de dagtotalen die eruit berekend worden.

Hoe we met persoonsgegevens omgaan, staat in het privacybeleid. Voor persoonsgegevens die je zelf in je boeken zet, zijn wij jouw verwerker. De afspraken daarover staan in het privacybeleid en maken deel uit van deze voorwaarden.

We doen redelijke inspanningen om je gegevens veilig te bewaren, maar de dienst is geen archief. Download je bladen en bewaar ze zelf. Jij blijft verantwoordelijk om je boekhoudkundige stukken te bewaren zolang de wet dat vraagt.

7. Jouw boekhouding blijft jouw verantwoordelijkheid

De dienst is een hulpmiddel en geeft geen boekhoudkundig, fiscaal of juridisch advies. De bladen zijn zo juist als de cijfers die je aanlevert en invult. Controleer ze, of laat je boekhouder ze controleren, voor je ze gebruikt voor je boekhouding of een aangifte.

De dienst verdeelt je ontvangsten over de btw-tarieven volgens de verdeling die jij opgeeft. Jij bent verantwoordelijk voor die verdeling: klopt ze niet met je werkelijke verkopen, dan kloppen de btw-bedragen op de bladen ook niet en mag je ze niet zonder meer gebruiken.

8. Beschikbaarheid en hulp

We doen ons best om de dienst beschikbaar en foutloos te houden, maar we kunnen dat niet garanderen. De dienst kan tijdelijk onbereikbaar zijn door onderhoud, een storing bij een leverancier of een oorzaak buiten onze wil. Dat is een inspanningsverbintenis, geen resultaatsverbintenis.

Je bereikt ons via WhatsApp of via het formulier onder ‘Hulp en contact’ in de app. We antwoorden op werkdagen binnen een redelijke termijn.

9. Intellectuele eigendom

De software, het ontwerp en de teksten van de dienst blijven van ons of van onze licentiegevers. Zolang de overeenkomst loopt en je facturen betaald zijn, krijg je een niet-exclusief en niet-overdraagbaar recht om de dienst te gebruiken voor je eigen onderneming. Je mag de software niet kopiëren, aanpassen of namaken.

10. Aansprakelijkheid

We zijn alleen aansprakelijk voor schade die het rechtstreekse gevolg is van een fout van ons bij het leveren van de dienst.

• We zijn niet aansprakelijk voor onrechtstreekse schade, zoals gederfde winst, gemiste omzet, verlies van klanten of reputatieschade.
• We zijn niet aansprakelijk voor schade door onjuiste of onvolledige cijfers die jij aanlevert of invult, door het niet controleren van de bladen, of door een verdeling over de btw-tarieven die niet overeenkomt met je werkelijke verkopen.
• Onze totale aansprakelijkheid is per jaar beperkt tot het bedrag dat je ons in de twaalf maanden voor het schadegeval voor de dienst betaald hebt.

Deze beperkingen gelden niet bij opzet, bedrog of een zware fout van ons, en niet waar de wet een beperking verbiedt. Meld schade zo snel mogelijk nadat je ze vaststelt, zodat we ze kunnen beperken.

11. Duur, opzeggen en wat er daarna gebeurt

De overeenkomst loopt voor onbepaalde tijd. Je kan op elk moment opzeggen met een bericht via e-mail, WhatsApp of het formulier onder ‘Hulp en contact’ in de app. Je toegang loopt dan door tot het einde van de periode die je al betaald hebt. Wat je voor die periode betaalde, betalen we niet terug.

Wij kunnen de overeenkomst opzeggen met een opzegtermijn van 30 dagen. We kunnen ze meteen beëindigen of je toegang opschorten als je deze voorwaarden ernstig schendt of een factuur na een herinnering niet betaalt.

Na het einde zetten we je toegang uit. Je maanden blijven nog 12 maanden bewaard, zodat je later verder kan als je terugkomt. Daarna wissen we ze. Wil je ze eerder laten wissen of wil je een kopie van je gegevens, stuur ons dan een bericht.

12. Wijziging van deze voorwaarden

We mogen deze voorwaarden wijzigen. We laten je een wijziging die voor jou van belang is minstens 30 dagen vooraf weten per e-mail op het adres van je account. Ben je het er niet mee eens, dan kan je voor de ingangsdatum opzeggen. Blijf je de dienst daarna gebruiken, dan gelden de nieuwe voorwaarden.

13. Overmacht

Geen van beide partijen is aansprakelijk voor een tekortkoming door een oorzaak buiten haar redelijke controle, zoals een storing van het internet, van stroom of van een leverancier, een cyberaanval, een brand of een maatregel van de overheid. De betaling van facturen die al verschuldigd zijn, valt daar niet onder.

14. Overige afspraken

• Is een bepaling van deze voorwaarden ongeldig, dan blijven de andere bepalingen gelden en vervangen we de ongeldige door een geldige die er zo dicht mogelijk bij aansluit.
• Dat we een recht niet meteen uitoefenen, betekent niet dat we er afstand van doen.
• Mededelingen per e-mail aan het adres van je account gelden als schriftelijk.
• We mogen de overeenkomst overdragen aan een opvolger die de dienst voortzet. We laten je dat weten.

15. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

Op deze voorwaarden is het Belgisch recht van toepassing. We proberen een geschil eerst onderling op te lossen. Lukt dat niet, dan zijn de rechtbanken bevoegd van het gerechtelijk arrondissement waar wij gevestigd zijn.